FAQ-Bot für die Kanzlei — DSGVO- und § 203-konform

Würdigung — der Bot, der nur aus euren Inhalten antwortet#

Ein FAQ-Bot ist verlockend: Er nimmt dem Sekretariat wiederkehrende Fragen ab und ist rund um die Uhr erreichbar. Aber die naheliegende Umsetzung — ein allgemeines Sprachmodell wie ChatGPT einbinden und „auf die Kanzlei loslassen" — ist für eine Steuerkanzlei aus zwei Gründen problematisch: Das Modell kann halluzinieren (überzeugend klingende, aber falsche Antworten geben), und es kann den Eindruck einer individuellen Steuerberatung erwecken, die berufsrechtlich nicht über einen Web-Bot laufen darf.

Ein tauglicher Kanzlei-Bot ist deshalb kein frei assoziierendes Modell, sondern ein eng geführtes System, das nur aus freigegebenen Inhalten antwortet — den eigenen FAQ, den Leistungs-Beschreibungen, den Öffnungszeiten. Das ist technisch die Methode RAG, und sie ist der Kern eines vertrauenswürdigen Bots.

Warum ein Standard-Chatbot riskant ist#

Ein allgemeines Sprachmodell beantwortet jede Frage — auch die, die es nicht beantworten sollte. Fragt ein Besucher „Wie viel Steuern spare ich, wenn ich meine GmbH umwandle?", produziert ein freier Bot eine plausibel klingende Zahl. Diese Zahl ist erstens womöglich falsch (Halluzination), und zweitens wäre eine solche individuelle Auskunft eine Steuerberatung, die nicht anonym über einen Web-Bot erfolgen darf. Beides ist für eine Kanzlei inakzeptabel: falsche Auskunft schadet dem Mandanten und der Reputation, unzulässige Beratung berührt das Berufsrecht.

Dazu kommt das Datenschutz-Thema: Ein über ein US-Modell laufender Bot, in den Besucher Fragen mit persönlichen Details eintippen, wirft dieselben Fragen auf wie jede KI-Nutzung in der Kanzlei — Datenabfluss, fehlender AVVAVV · zum GlossarAuftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO — Pflicht zwischen Verantwortlichem und Dienstleister., § 203.

RAG als Lösung — Antworten nur aus freigegebenen Inhalten#

RAG (Retrieval-Augmented Generation) ist die Methode, die den Bot bändigt. Statt das Modell frei antworten zu lassen, wird ihm bei jeder Frage zuerst der passende Ausschnitt aus den eigenen, freigegebenen Inhalten herausgesucht und mitgegeben. Das Modell formuliert dann eine Antwort ausschließlich auf Basis dieses Ausschnitts — und wird angewiesen, „das weiß ich nicht, bitte kontaktieren Sie uns direkt" zu sagen, wenn die Inhalte keine Antwort hergeben. Die Funktionsweise von RAG im Detail behandeln wir gesondert.

Der Effekt: Der Bot kann nicht über die Kanzlei-Inhalte hinaus halluzinieren. Fragt jemand nach den Öffnungszeiten, antwortet er aus dem FAQ. Fragt jemand nach einer konkreten Steuerersparnis, findet er dazu keinen freigegebenen Inhalt — und lenkt ins persönliche Gespräch. Genau das ist das gewünschte Verhalten: Information aus den eigenen Inhalten, keine erfundene Beratung.

DSGVO und § 203 — Hosting und Logging#

Auch ein gut gebauter Bot verarbeitet Eingaben der Besucher. Drei Punkte sind entscheidend:

• EU-Hosting / EU-Verarbeitung: Das zugrunde liegende Modell sollte über einen Anbieter laufen, der EU-Verarbeitung und einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag bietet — kein Endkunden-ChatGPT ohne AVV.
• Kein Training mit Eingaben: Die Eingaben der Besucher dürfen nicht zum Training des Modells verwendet werden; das ist bei den Business-/API-Angeboten der seriösen Anbieter abschaltbar bzw. standardmäßig aus.
• Datensparsames Logging: Was der Bot speichert, sollte minimal und gelöscht werden — und Besucher sollten den Hinweis bekommen, keine vertraulichen Mandanten-Details einzutippen, analog zur Live-Chat-Regel.

Die § 203-Grenze ist dieselbe wie überall: Der Bot ist für allgemeine Information da, nicht für vertrauliche Einzelfälle.

Wie wir KI bauen#

Wir bauen KI-Anwendungen mit der Claude-API von Anthropic — dasselbe Modell, das auch unser Audit-Werkzeug im Hintergrund nutzt. Der Aufbau folgt den oben genannten Regeln: EU-taugliche Verarbeitung mit AVV, RAG-geführte Antworten nur aus freigegebenen Inhalten, datensparsames Logging und eine klare Eingrenzung, was der Bot beantwortet und was er ins persönliche Gespräch verweist. Das ist die KI-Werkstatt-Linie: ein Bot, der nützt, ohne ein Risiko zu eröffnen.

Für eine strukturierte Einordnung — ob ein Bot überhaupt der richtige Hebel ist, und wenn ja, in welcher Stufe — empfehlen wir den Hebel-Audit (890 €, bei Mandanten-Boost-Beauftragung innerhalb von 60 Tagen voll anrechenbar).

Zusammenfassung#

Ein FAQ-Bot kann einer Kanzlei wiederkehrende Fragen abnehmen — aber nicht als frei antwortendes Standard-Modell, das halluziniert und den Eindruck individueller Beratung erweckt. Der taugliche Weg ist RAG: Der Bot antwortet nur aus den eigenen, freigegebenen Inhalten und lenkt alles Übrige ins persönliche Gespräch. Datenschutz und § 203 verlangen EU-Verarbeitung mit AVV, kein Training mit Eingaben und datensparsames Logging. Die Grenze bleibt: Information ja, individuelle Steuerberatung über einen Web-Bot nein. So gebaut ist ein FAQ-Bot ein nützliches Werkzeug statt eines Risikos — wir setzen ihn mit der Claude-API auf EU-tauglicher Basis um.

Quellen#

• KI-Verordnung (EU) 2024/1689 — AI Act — abgerufen 2026-05-29
• StGB § 203 — Verletzung von Privatgeheimnissen — abgerufen 2026-05-29
• DSGVO Art. 28 — Auftragsverarbeitung (VO EU 2016/679) — abgerufen 2026-05-29
• StBerG § 57 — Allgemeine Berufspflichten (Verschwiegenheit) — abgerufen 2026-05-29

Disclaimer: Allgemeine fachliche Information zum Zeitpunkt der Veröffentlichung — keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die berufs- und datenschutzrechtliche Zulässigkeit eines konkreten Bot-Setups gehört in die anwaltliche Prüfung.