KI in der Steuerkanzlei — die § 203 StGB-Grenze

Würdigung — KI ist 2026 in der Kanzlei angekommen#

KI-Tools sind in deutschen Steuerkanzleien angekommen. Nach unserer Einschätzung — gestützt auf Gespräche mit Kanzleien — setzt ein erheblicher Teil der Kanzleien ChatGPT oder Microsoft Copilot regelmäßig ein, viele weitere gelegentlich. Wer im Frühling 2026 in einem Kanzlei-Backoffice steht, hört öfter „ich frag das mal kurz ChatGPT" als „ich schau das mal im Beck-Online nach".

Das ist nicht zu verteufeln. KI spart bei Routine-Aufgaben Zeit — vom Entwurf einer Mahn-E-Mail bis zur Recherche eines BMF-Schreibens. Wer das pauschal verbietet, verliert junge Mitarbeitende und Effizienz.

Aber: Die Grenze von § 203 StGB ist klar gesetzt. Wer Mandanten-Daten in ein US-LLM ohne EU-AVV einspielt, riskiert Strafe — bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Das ist keine theoretische Norm. Berufskammern und Staatsanwaltschaften sind sich dieser Lage zunehmend bewusst.

Was 2026 fehlt, ist eine klare Handlungs-Anleitung. Die meisten KI-Strategien in Kanzleien sehen aus wie „bitte nichts Sensibles eingeben" — und scheitern in der Praxis, weil die Mitarbeitenden nicht wissen, was „sensibel" konkret bedeutet. Dieser Artikel liefert die Ampel.

Was § 203 StGB konkret verlangt#

§ 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB stellt explizit Steuerberaterinnen und Steuerberater unter Schweigepflicht: „Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als (...) Steuerberater (...) anvertraut worden oder sonst bekanntgeworden ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft."

Drei Bestandteile sind entscheidend:

1. „Fremdes Geheimnis" — alles, was die betroffene Person nicht öffentlich preisgegeben hat. Das umfasst nicht nur Bilanzen oder Steuerakten, sondern bereits den Namen einer Mandantin, die Tatsache, dass sie überhaupt in der Kanzlei betreut wird, ihre Anschrift, ihre Steuernummer.

2. „Offenbart" — das ist juristisch weit auszulegen. Eingabe in ein KI-System gilt als Offenbarung, wenn das System die Daten verarbeitet, speichert oder zum Trainieren verwendet. Bei ChatGPT-Free-Konten wird das eingegebene Material standardmäßig zur Modell-Verbesserung genutzt; bei ChatGPT-Plus konnte man bis Juli 2024 noch explizit „Chat history & training" deaktivieren, danach hat OpenAI die Default-Einstellungen mehrfach umgestellt.

3. „Unbefugt" — die Eingabe ist nur befugt, wenn entweder (a) die Mandantin ausdrücklich eingewilligt hat, (b) eine gesetzliche Pflicht besteht oder (c) ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVVAVV · zum GlossarAuftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO — Pflicht zwischen Verantwortlichem und Dienstleister.) nach Art. 28 DSGVODSGVO · zum GlossarEU-Datenschutz-Grundverordnung — regelt seit 2018 jede Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. mit dem KI-Anbieter geschlossen wurde, der die Verschwiegenheit fortschreibt.

§ 203 Abs. 4 StGB erweitert die Norm seit der Reform 2017 explizit auf „mitwirkende Personen" (Lex-Beihilfe). Damit erfasst die Pflicht auch externe Dienstleister — und genau hier hängen KI-Anbieter rechtlich. Wer als Steuerberater seine Pflicht ungesichert an einen US-Anbieter weitergibt, „beauftragt" diesen Anbieter mit Verschwiegenheits-Pflicht — die der Anbieter de facto nicht erfüllen kann, solange er keinen AVV unterzeichnet hat, der ihn unter § 203 stellt.

Begleitend gilt § 57 Abs. 1 StBerG: „Berufliche Tätigkeit ist (...) verschwiegen (...) auszuüben." Die berufsrechtliche Norm ist sogar strenger als die strafrechtliche — sie greift auch bei unabsichtlicher Offenbarung.

Welche KI-Setups rechtlich tragfähig sind#

Die Bewertung läuft entlang von vier Achsen:

1. Datenresidenz — werden die eingegebenen Daten in der EU verarbeitet?
2. Auftragsverarbeitungs-Vertrag — gibt es einen unterschriebenen AVV nach Art. 28 DSGVO?
3. Trainings-Nutzung — werden Eingaben zur Modell-Verbesserung verwendet?
4. §-203-Adressierung — verpflichtet sich der Anbieter explizit zur Berufsgeheimnis-Wahrung?

Grüne Setups (rechtlich tragfähig)#

• Azure OpenAI Service in EU-Region (West Europe / Sweden Central) mit Microsoft Enterprise-Vertrag — AVV verfügbar, EU-Datenresidenz, keine Trainings-Nutzung, Microsoft-AGB seit 2024 mit § 203-Klausel (Berufsgeheimnis-Erweiterung).
• Lokal gehostete Open-Source-Modelle (Llama-3.1, Mistral 7B, Phi-3 via Ollama oder vLLM auf eigenem Server) — null Datentransfer, volle Kontrolle. Aufwand: Hardware-Investition (~3.000–8.000 € einmalig für einen GPU-Server), Wartung. Für Kanzleien ab 10 Berufsträgern darstellbar.
• Microsoft 365 Copilot mit „Copilot Compliance Mode" (E5-Lizenz, „Customer Lockbox" aktiviert) — EU-Datenresidenz garantiert, Trainings-Opt-out, MS-AVV mit § 203-Adressierung. Lizenz-Kosten: ca. 30 €/Nutzer/Monat plus E5-Basislizenz.
• Mistral La Plateforme (EU-Hosting, Paris/Frankfurt) — DSGVO-konform per Default, AVV verfügbar, kein Trainings-Datennutzung in „Enterprise"-Plan. Junger Anbieter, nach unserer Einschätzung rechtlich tragfähig — Beobachtung weiterhin nötig.

Gelbe Setups (Detail-Prüfung pro Anwendung nötig)#

• Claude APIAPI · zum GlossarApplication Programming Interface — Schnittstelle, über die Programme miteinander sprechen. (Anthropic) via direkter API-Anbindung — Anthropic-AVV verfügbar (seit Q1 2024), EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, Trainings-Daten-Nutzung standardmäßig deaktiviert. § 203-Adressierung im AVV implizit, nicht explizit. Empfehlung: nur für Tests mit anonymisierten Daten oder mit zusätzlichem Vertraulichkeits-Anhang.
• ChatGPT Team/Enterprise (kostenpflichtig) — OpenAI-AVV verfügbar, Trainings-Opt-out, US-Hosting (kein EU-Tier). DPF-zertifiziert. Spezielle Berufsgeheimnis-Klausel fehlt. Einordnung: grundsätzlich erlaubt, aber nicht ohne zusätzliche Prüfung.

Rote Setups (nicht für Mandanten-Daten geeignet)#

• ChatGPT Free — kein AVV, Trainings-Nutzung Default an, US-Hosting. Klar berufswidrig bei Mandanten-Daten.
• ChatGPT Plus (Privat-Account) — kein Business-AVV, Trainings-Nutzung kann deaktiviert werden, US-Hosting. Faktisch wie ChatGPT Free im rechtlichen Status.
• Google Gemini (kostenlose Variante) — kein AVV, US-Hosting, undurchsichtige Trainings-Praxis.
• Perplexity AI — kein AVV verfügbar (Stand 2026-05), US-Hosting, eingegebene Daten gehen auch an die Web-Suche zurück.
• DeepL Write Free — DeepL hat DSGVO-Setup, aber die Free-Version hat keine § 203-Adressierung. Pro-Lizenz mit AVV ist gelb-grün.
• Notion AI im Standard-Workspace — kein gesonderter AVV für AI-Features, US-Hosting der KI-Verarbeitung. Selbst wenn Notion-Workspace selbst DSGVO-konform ist (was möglich ist), gilt das nicht automatisch für AI-Funktionen.

Praxis-Szenarien: Was geht, was nicht#

Drei konkrete Beispiele aus dem Kanzlei-Alltag — und ihre Bewertung:

Szenario 1 — „Schreib mir bitte einen freundlichen Mahn-Brief-Entwurf"#

Was die Mitarbeiterin tun möchte: in ChatGPT eingeben „Schreib einen freundlichen Mahn-Brief an einen Mandanten, der seit 6 Wochen die Lohn-Rechnung nicht bezahlt hat".

Bewertung: wenn die Mitarbeiterin keine konkreten Namen, Beträge oder Mandanten-Bezüge nennt, ist das grün — sie nutzt ChatGPT als Schreib-Assistent für einen generischen Mahn-Brief, den sie selbst danach personalisiert.

Wenn sie schreibt „an die Bäckerei Müller in Forchheim, 1.840 € offen seit 14. Februar", ist das rot — sie hat den Mandanten-Namen, die geografische Identifizierbarkeit und die finanzielle Detail-Information offenbart. Das ist § 203 StGB.

Eine Faustregel: Mitarbeitende dürfen die KI als „blinden Schreiber" nutzen, der nichts über die Kanzlei oder ihre Mandanten weiß. Sobald ein konkreter Mandanten-Bezug entsteht — Name, Adresse, Branche bei kleiner Stadt, Steuernummer, Betrag — wird die Eingabe zur Offenbarung.

Szenario 2 — „Was sagt der BFH zu folgendem Fall?"#

Die Mitarbeiterin will eine BFH-Urteilsrecherche machen: „Mein Mandant verkauft seine Photovoltaik-Anlage nach drei Jahren — fällt das unter § 3 Nr. 72 EStG?"

Bewertung: Wenn die Frage so abstrakt formuliert ist, ist das gelb. Die Mitarbeiterin nennt keinen Namen, keinen Ort, keine konkrete Anlage-Größe. Sie nutzt ChatGPT als juristischen Recherche-Assistenten. Die Information „mein Mandant hat eine PV-Anlage" ist allgemein und nicht eindeutig zuordenbar.

Aber: Selbst diese vorsichtig formulierte Frage offenbart, dass die Kanzlei einen Mandanten mit Photovoltaik-Anlage betreut. In einer Kleinstadt mit überschaubarer Berufsgruppe (Forchheim hat etwa 25 Steuerberater, nach unserer Einschätzung davon 3–5 mit Photovoltaik-Erfahrung) kann das in Kombination mit anderen Anhaltspunkten — etwa der Standort-Information aus dem KI-Account selbst — zur Identifizierung führen. Daher: solche Anfragen besser auf Beck-Online oder NWB durchführen, die als Fach-Verlage explizit für Mandanten-Bezug DSGVO-tragfähig sind.

Szenario 3 — „Übersetze diese Mail-Antwort ins Englische"#

Die Senior-Beraterin will eine Mail-Antwort an einen ausländischen Mandanten ins Englische übersetzen lassen — Originaltext enthält Mandanten-Namen, Steuernummer, konkrete Beträge.

Bewertung: klar rot in ChatGPT/Gemini/Perplexity. Die Eingabe enthält direkten Mandanten-Bezug.

Tragfähige Alternative: DeepL Pro mit AVV (DSGVO-konform, EU-Hosting bei DeepL-Pro mit Plan „API for Enterprise" mit § 203-Adressierung im Vertragsanhang seit 2024). Aufwand: DeepL Pro Lizenz ~10 €/Monat pro Nutzer.

Stand des Berufsstandes: DStV und BStBK#

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Berufskammern haben sich zum KI-Einsatz positioniert. Die Linie, die sich in ihren Veröffentlichungen abzeichnet:

• KI-Tools sind kein „neutrales Werkzeug" — ihre rechtliche Bewertung hängt vom konkreten Anbieter und vom Daten-Inhalt ab.
• Kanzleien sollen eine schriftliche KI-Policy haben, die mindestens drei Stufen unterscheidet: erlaubte allgemeine Recherche, eingeschränkte mandanten-nahe Eingaben, verbotene Eingaben mit Daten, an denen die Mandantin erkennbar wird.
• Auch interne Schulungen sind Pflicht — ein Hinweis im Mitarbeiter-Vertrag reicht nicht.

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) fährt im Wesentlichen dieselbe Linie und verweist zusätzlich auf den AI ActAI Act · zum GlossarEU-Verordnung 2024/1689 — seit 2025 stufenweise gültig, regelt KI-Pflichten (z. B. Kennzeichnung). (EU-Verordnung 2024/1689), der seit 02.02.2025 schrittweise in Kraft tritt. Der AI Act stuft KI-Systeme, die im Kontext „Verwaltung der Justiz und demokratischer Prozesse" eingesetzt werden, als „hochriskant" ein — Steuerberatung fällt aktuell nicht direkt unter diese Kategorie, aber das Beispielspektrum ist breit (ab Februar 2026 könnte die Klassifizierung sich ändern).

Einige Steuerberaterkammern stellen zudem Mustertexte für KI-Mandantenklauseln bereit, die in Mandatsverträge aufgenommen werden können. Empfehlung: bei Vertrags-Erneuerung jeden Mandanten explizit informieren, dass die Kanzlei für bestimmte Aufgaben KI nutzt, und Einwilligung einholen.

Eine konkrete KI-Policy in drei Stufen#

Wer in der Kanzlei eine schriftliche Regelung will, kann das Ampel-Modell direkt übernehmen. Vorschlag:

Grüne Stufe (uneingeschränkt erlaubt)#

• Allgemeine Sprach-Hilfe (Mahn-Brief-Entwurf, Mail-Antwort-Formulierung) ohne konkrete Mandanten-Bezüge
• Recherche zu Paragraphen, BMF-Schreiben, BFH-Urteilen mit allgemeiner Formulierung
• Unterstützung beim Verfassen von Newsletter-Artikeln, Karriere-Stellenausschreibungen, Vorträgen
• Übersetzungen rein interner Texte ohne Mandanten-Bezug

Tools: Azure OpenAI EU-Region, Microsoft 365 Copilot Compliance Mode, lokale Llama-Modelle.

Gelbe Stufe (nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Inhabers)#

• Eingabe anonymisierter Mandanten-Fragestellungen für tiefere Recherche
• Übersetzung von Mandanten-Texten — nur mit DeepL Pro (Enterprise-Plan)
• Auswertung interner Dokumente, die keine direkten Mandanten-Daten enthalten

Tools: Claude API (Anthropic), ChatGPT Team-Plan, DeepL Pro Enterprise.

Rote Stufe (verboten)#

• Eingabe von Mandanten-Namen, -Adressen, -Steuernummern, -Bilanzen in beliebige KI-Tools, die nicht auf Grüner Stufe sind
• Eingabe von Bilanz-Daten oder Steuererklärungs-Entwürfen in ChatGPT (auch Plus), Gemini, Perplexity, Notion AI Standard
• Eingabe von Mitarbeiter-Personaldaten (Gehalt, Krankenstand) in beliebige KI-Tools ohne AVV mit § 203-Adressierung
• Eingabe von Mandanten-E-Mails (auch mit Anonymisierungs-Versuch) — die Wahrscheinlichkeit, dass eine Spur bleibt, ist zu hoch

Sanktion bei Verstoß durch Mitarbeitende: schriftliche Abmahnung, bei Wiederholung Kündigungs-Erwägung. Das klingt streng, ist aber notwendig — die strafrechtliche Verantwortung trifft die Berufsträgerin/den Berufsträger persönlich, nicht den Mitarbeitenden.

Zusammenfassung#

§ 203 StGB ist kein theoretisches Risiko. Wer KI in der Kanzlei einsetzt, braucht eine schriftliche Policy, eine Schulung der Mitarbeitenden, und eine technische Setup-Entscheidung. Tragfähig sind Azure OpenAI EU, Microsoft 365 Copilot Compliance Mode, lokal gehostete Open-Source-Modelle oder Mistral La Plateforme. Nicht tragfähig sind ChatGPT-Free, ChatGPT-Plus-Privatkonten, Gemini Free, Perplexity, Notion AI Standard.

Die Ampel ist kein Verbot — sie ist eine Anleitung, wie KI ohne Berufsrechts-Risiko produktiv einsetzbar ist. Die meisten der spannenden Anwendungen (Mail-Drafting, Newsletter, Karriere-Texte, allgemeine Recherche) sind auf Grüner Stufe machbar. Was berufsrechtlich riskant bleibt, sind die Anwendungen, die im Kanzlei-Alltag ohnehin selten KI brauchen — Mandanten-Bilanz auswerten, Steuererklärung prüfen, Mandanten-Korrespondenz übersetzen.

Wer das in seiner Kanzlei in einem 2-stündigen Workshop strukturieren will, kann uns ansprechen — wir haben das Material aufbereitet und führen das auch als Inhouse-Schulung durch (890 € Pauschal, auf Wunsch vor Ort).

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Wenn Sie unsicher sind, ob die aktuelle KI-Nutzung in Ihrer Kanzlei tragfähig ist: ein 30-minütiges Erstgespräch hilft, die Lage einzuschätzen — oder buchen Sie unseren Hebel-Audit (890 €, anrechenbar) für eine vollständige Bestandsaufnahme.

Quellen#

• StGB § 203 — Verletzung von Privatgeheimnissen — abgerufen 2026-05-29
• StBerG § 57 — Allgemeine Berufspflichten — abgerufen 2026-05-29
• StBerG § 57a — Werbung — abgerufen 2026-05-29
• DSGVO Art. 28 — Auftragsverarbeitung (VO EU 2016/679) — abgerufen 2026-05-29
• KI-Verordnung (EU) 2024/1689 — AI Act — abgerufen 2026-05-29

Disclaimer: Allgemeine fachliche Information zum Zeitpunkt der Veröffentlichung — keine Rechtsberatung im Einzelfall. § 203 StGB ist Strafrecht; im konkreten Fall ist anwaltliche Prüfung der gewählten KI-Setups ratsam. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Gesetzes- und Rechtsprechungsstand.