AI Act 2024/1689 — was Steuerkanzleien betrifft

Würdigung — der AI Act ist Rahmen-Setzung, kein Verbot#

Wenn Sie in den letzten Monaten in einer DStV-Veranstaltung, einem Kammer-Rundschreiben oder einer Fortbildung „AI Act" gehört haben, typischerweise mit einem Unterton zwischen „noch eine EU-Verordnung" und „betrifft uns nicht direkt" — beide Reaktionen sind verständlich, aber beide greifen zu kurz.

Die Verordnung (EU) 2024/1689 vom 13. Juni 2024 — offiziell „Verordnung zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz" — ist der erste umfassende Rechtsrahmen weltweit für KI. Sie ist nicht primär ein Verbot, sondern eine Risiko-basierte Klassifikation: harmlose Anwendungen bleiben praktisch unreguliert, gefährliche Anwendungen werden verboten oder streng kontrolliert.

Für eine Steuerkanzlei bedeutet das: der Großteil dessen, was Sie heute schon mit KI tun (Mahn-Brief-Entwurf, Newsletter-Texte, Recherche-Unterstützung), fällt in die Kategorie „minimales Risiko" und bleibt erlaubt. Was sich aber ab 02.02.2025 strukturell ändert, sind zwei Punkte: die AI-Literacy-Pflicht (Art. 4) und die verbotenen Praktiken (Art. 5). Beide treffen Kanzleien direkt, auch wenn sie keine eigene KI entwickeln.

Die vier Risiko-Kategorien des AI Act#

Der AI Act gliedert KI-Systeme nach ihrem Risiko-Potenzial in vier Stufen. Diese Klassifikation entscheidet, welche Pflichten gelten — oder eben keine.

Risiko-Stufe	Bedeutung	Beispiele aus dem Kanzlei-Kontext	Pflichten
Unzulässig (Art. 5)	Verboten ab 02.02.2025	Social Scoring von Mandanten, Emotions-Erkennung am Arbeitsplatz, biometrische Kategorisierung nach politischer Meinung	Vollverbot, kein Workaround
Hochrisiko (Annex III)	Pflichten ab 02.08.2026	KI-gestützte Bewerber-Auswahl (Karriere-Seite), KI für Kreditwürdigkeits-Prüfung, KI in kritischer Infrastruktur	Risikomanagement, Doku, menschliche Aufsicht, Konformität
Begrenztes Risiko (Art. 50)	Transparenz-Pflicht ab 02.08.2026	Chatbots auf der Kanzlei-Website, Deepfake-Inhalte, KI-generierte Texte	Klare Kennzeichnung („Sie sprechen mit KI")
Minimales Risiko	Keine spezifischen Pflichten	ChatGPT für Mahn-Brief-Entwurf, Newsletter-Formulierungs-Hilfe, allgemeine Recherche	Keine — freiwillige Codes of Conduct

Für eine typische Steuerkanzlei in 2026 liegen nach unserer Audit-Stichprobe (Stand: 2026-04) rund 90 % der KI-Anwendungen in der Stufe minimales Risiko. Die kritischen Punkte entstehen an genau drei Stellen:

1. Wenn die Kanzlei einen Bewerber-Auswahl-Algorithmus auf der Karriere-Seite einsetzt (z. B. ein automatisiertes CV-Screening) — das ist Hochrisiko.
2. Wenn die Kanzlei einen Mandanten-Beratungs-Bot ohne Kennzeichnung anbietet — das ist begrenztes Risiko mit Transparenz-Pflicht.
3. Wenn die Kanzlei (unwissentlich) ein Tool einsetzt, das in die verbotenen Praktiken nach Art. 5 fällt — bei klassischer Kanzlei-Software nach unserer Erfahrung selten, aber bei HR-Tools mit „Stimmungs-Analyse" während Bewerbungsgesprächen denkbar.

Die Zeitlinie: was wann scharf geschaltet wird#

Der AI Act tritt nicht auf einen Schlag in Kraft, sondern in abgestuften Geltungsterminen. Diese Staffelung ist bewusst gewählt — sie gibt Unternehmen Zeit zur Anpassung und der EU AI Office Zeit, Leitlinien zu entwickeln.

Datum	Was greift	Konsequenz für Kanzleien
13.06.2024	Inkrafttreten	Verordnung im Amtsblatt veröffentlicht
01.08.2024	Anwendbarkeit grundsätzlich	Beginn der Übergangsfristen
02.02.2025	Art. 5 (verbotene Praktiken) + Art. 4 (AI-Literacy)	Mitarbeiter-Schulung verpflichtend; keine verbotenen Praktiken einsetzen
02.08.2025	GPAI-Pflichten (General-Purpose-AI-Modelle) + Code of Practice	Anbieter wie OpenAI, Anthropic, Google müssen Transparenz-Doku veröffentlichen — relevant für Tool-Auswahl
02.08.2026	Pflichten für Hochrisiko-Systeme (Annex III) + Transparenz Art. 50	Bewerber-Auswahl-KI: volle Konformität nötig; Chatbots: Kennzeichnungspflicht
02.08.2027	Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Annex I (Produkt-Sicherheit)	Selten kanzlei-relevant, aber bei Verbund-Konstrukten möglich

Praktisch heißt das für Mai 2026: die ersten beiden Daten sind bereits scharf. Wenn Ihre Kanzlei am 02.02.2025 keine Mitarbeiter-Schulung zu KI dokumentiert hat, läuft sie seitdem in einem Verstoß-Zustand. Das ist nicht akut sanktioniert — die nationalen Aufsichts-Behörden sind erst im Aufbau —, aber es ist eine schwebende Compliance-Lücke.

Konkrete KI-Anwendungen in der Kanzlei: was ist was?#

Die Klassifikation in der Theorie ist eine Sache, in der Praxis sieht sie so aus:

KI-Anwendung in der Kanzlei	Risiko-Klasse	Pflichten
ChatGPT für generischen Mahn-Brief-Entwurf	Minimal	Keine (aber § 203 StGB beachten — siehe unten)
Microsoft Copilot für E-Mail-Vorschläge	Minimal	Keine (aber § 203 StGB)
KI-Übersetzung eines Newsletters (DeepL Pro)	Minimal	Keine
Chatbot auf der Kanzlei-Website mit FAQ-Antworten	Begrenzt	Kennzeichnung „Sie chatten mit einer KI" — ab 02.08.2026
Lebenslauf-Auswertung / CV-Screening-Tool	Hochrisiko (Annex III, Punkt 4a)	Risikomanagement, Doku, menschliche Aufsicht, Konformitäts-Erklärung
Stimmungs-Analyse in Bewerbungsgesprächen	Verboten (Art. 5, Buchst. f)	Vollverbot ab 02.02.2025
KI-gestützte Mandanten-Bonitäts-Prüfung	Hochrisiko (Annex III, Punkt 5b)	Vollständige Konformitäts-Pflichten
KI-Beratungs-Bot zu allgemeinen Steuerthemen	Begrenzt	Kennzeichnung — und Haftungs-Ausschluss
RAG-System auf Mandanten-Akten (lokal)	Minimal/Begrenzt (je nach Output)	Keine direkten AI-Act-Pflichten — aber § 203 + Art. 28 DSGVODSGVO · zum GlossarEU-Datenschutz-Grundverordnung — regelt seit 2018 jede Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU.
KI-gestützte Lohnabrechnungs-Vorprüfung	Minimal	Keine direkten AI-Act-Pflichten

Der wichtigste Punkt: die Klassifizierung hängt am Einsatzzweck, nicht am Tool. ChatGPT ist nicht „minimales Risiko" — die Anwendung „Mahn-Brief schreiben" ist minimales Risiko, die Anwendung „Bewerber automatisch sortieren" wäre Hochrisiko, selbst wenn dasselbe ChatGPT dahintersteht.

Art. 4: die AI-Literacy-Pflicht im Detail#

Artikel 4 AI Act ist die für die meisten Kanzleien praktisch relevanteste Norm — und gleichzeitig die unscheinbarste. Wortlaut sinngemäß: „Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen."

Übersetzt: wer in der Kanzlei KI nutzt, muss geschult sein. Die Verordnung definiert „ausreichend" nicht abschließend — die EU AI Office hat dazu im März 2025 unverbindliche Leitlinien veröffentlicht. Folgende Bestandteile sind nach diesen Leitlinien Mindest-Inhalt:

1. Grundverständnis der eingesetzten KI-Systeme (Was ist ein LLMLLM · zum GlossarLarge Language Model — KI-Modell, das auf Sprach-Vorhersage trainiert ist (z. B. Claude, GPT, Llama).? Was ist eine Halluzination? Wie entstehen Trainings-Daten?)
2. Grenzen und Risiken (Wo macht KI Fehler? Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nicht?)
3. Rechtlicher Rahmen (AI Act, DSGVO, ggf. berufsrechtliche Sonderpflichten — bei Steuerberatern: § 203 StGB, § 57 StBerGStBerG · zum GlossarSteuerberatungsgesetz — § 1 begrenzt die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen auf Steuerberater.)
4. Praktische Anwendungsregeln (interne KI-Policy, Eskalations- Wege, Dokumentations-Pflicht)

Die Pflicht trifft sowohl Anbieter (Hersteller von KI-Systemen) als auch Betreiber (Endnutzer, die die KI in ihren Workflow einbinden) — eine Steuerkanzlei ist regelmäßig „Betreiber" im Sinne der Verordnung.

Wichtig: Die Schulung muss dokumentiert sein. Eine mündliche Einweisung reicht nicht — im Bußgeldverfahren liegt die Nachweis-Last bei der Kanzlei.

KI-Schulungs-Nachweis Muster (für die Personalakte)

Mitarbeiter:in: ____________________  Datum: __________

Inhalte der Schulung (mind. 60 Minuten):
[ ] Grundbegriffe LLM, Token, Halluzination, Trainings-Daten
[ ] Risiko-Klassifizierung nach AI Act (4 Kategorien)
[ ] § 203 StGB — was darf nie in eine KI eingegeben werden
[ ] Kanzlei-Interne KI-Policy (Ampel-Modell)
[ ] Liste der freigegebenen Tools mit AVV-Status
[ ] Dokumentations-Pflicht bei Gelb-Stufe
[ ] Was tun bei Verdacht auf Halluzination?
[ ] Was tun bei Vermutung eines KI-bedingten Fehlers in Mandanten-Akte?

Ich habe die Inhalte zur Kenntnis genommen und verstanden.

Unterschrift Mitarbeiter:in: ____________________
Unterschrift Inhaber:in:     ____________________

Eine 60-minütige Inhouse-Schulung einmal jährlich, kombiniert mit einem 2-seitigen Policy-Dokument, nach unserer Einschätzung ausreichend für eine Kanzlei mit 5–15 Mitarbeitenden. Aufwand: einmalig 4–6 Stunden für die Erst-Erstellung, dann ~90 Minuten pro Jahr für Schulung + Dokumentation.

Pflichten bei Hochrisiko-KI: was eine Kanzlei tatsächlich tun müsste#

Falls eine Kanzlei ein Hochrisiko-System einsetzt (typischer Fall: CV-Screening auf der Karriere-Seite), greifen ab 02.08.2026 die vollen Konformitäts-Pflichten nach Art. 8 bis 17 AI Act. Das sind in der Praxis sechs Blöcke:

1. Risikomanagement-System (Art. 9): Identifikation, Analyse, Bewertung der vorhersehbaren Risiken — schriftlich dokumentiert, regelmäßig aktualisiert.
2. Datenqualität (Art. 10): Trainings-, Validierungs- und Test-Datensätze müssen relevant, repräsentativ, fehlerfrei und vollständig sein. Bei zugekauften Modellen liegt die Pflicht hauptsächlich beim Anbieter — der Betreiber muss aber die Eignung für den Einsatzzweck prüfen.
3. Technische Dokumentation (Art. 11): Architektur, Modell-Logik, Trainings-Methode, Validierungs-Ergebnisse — meist vom Anbieter, aber der Betreiber muss sie vorhalten.
4. Protokollierung (Art. 12): Automatische Aufzeichnung von System-Ereignissen während der Nutzung — wer hat wann was abgefragt, mit welchem Ergebnis.
5. Menschliche Aufsicht (Art. 14): Niemals darf eine Hochrisiko-KI eine vollautomatische Entscheidung treffen, die eine Person belastet, ohne dass eine qualifizierte Person die Möglichkeit zum Eingriff hat. Bei CV-Screening: eine Personal-Verantwortliche muss jede Vorsortierung überprüfen können.
6. Konformitätsbewertung (Art. 43): Vor dem Inverkehrbringen eine Konformitäts-Bewertung durchführen — bei den meisten Hochrisiko-Systemen interne Bewertung, bei einigen externe notified body.

Realistisch betrachtet: für eine Mittelstands-Kanzlei mit 10 Mitarbeitenden ist ein eigenes Hochrisiko-KI-Setup wirtschaftlich nicht sinnvoll. Der Implementierungs-Aufwand der Konformitäts- Pflichten übersteigt den Nutzen einer KI-gestützten Bewerber- Vorsortierung bei realistischerweise nur 1–3 Bewerbungen pro Quartal.

Die pragmatische Empfehlung: keine Hochrisiko-Systeme einsetzen, solange das nicht aus echtem Bedarf zwingend nötig ist. Das ist keine Verweigerung der Technologie — das ist eine Compliance- Entscheidung mit gesundem Verhältnis von Aufwand zu Ertrag.

Verzahnung mit § 203 StGB und § 57 StBerG#

Der AI Act regelt das technische und organisatorische Setup von KI-Systemen. Er ersetzt nicht das deutsche Berufsrecht und nicht das Strafrecht. Für eine Steuerkanzlei gelten beide Regelungs-Schichten parallel:

• AI Act: Regelt, wie die KI eingesetzt werden darf (Risikomanagement, Transparenz, Aufsicht, Dokumentation).
• § 203 StGB: Regelt, welche Daten überhaupt in eine KI eingegeben werden dürfen (Verschwiegenheitspflicht).
• § 57 StBerG: Regelt, welche Pflichten die Berufsträgerin bei der Nutzung von Hilfsmitteln (inkl. KI) gegenüber Mandanten hat (Eigenverantwortlichkeit, Sorgfalt).

In der Praxis kollidieren die Schichten meistens nicht, sondern ergänzen sich. Wer schon eine § 203-tragfähige KI-Architektur hat (Azure OpenAI EU, Microsoft 365 Copilot Compliance Mode, lokales Llama), erfüllt damit auch große Teile der AI-Act-Anforderungen implizit — Datenresidenz, Auftragsverarbeitung, Transparenz.

Was der AI Act zusätzlich verlangt, sind drei strukturelle Punkte: Schulung (Art. 4), Risiko-Klassifikation (Art. 6 + Annex III), und bei Chatbots/Generative-KI Kennzeichnung (Art. 50).

Wir haben das Zusammenspiel mit § 203 StGB im Detail in unserem Insight „KI-Tools in der Steuerkanzlei — wann ChatGPT, Copilot und Claude § 203 StGB verletzen" ausgearbeitet. Wer eine KI-Policy aufsetzt, sollte beide Texte zusammen lesen.

Mini-Checkliste für Mai 2026#

Was eine durchschnittliche Steuerkanzlei in 2026 konkret tun sollte — unabhängig davon, ob sie heute schon „KI einsetzt" oder nicht:

1. Bestandsaufnahme: Liste aller im Kanzlei-Alltag genutzten KI-Werkzeuge — auch die „nebenbei" verwendeten (ChatGPT auf privaten Accounts, DeepL Free, Copilot in Office).
2. Klassifikation: Jedes Tool und jeden Einsatzzweck einer der vier Risiko-Stufen zuordnen.
3. Verbotene Praktiken ausschließen: Sicherstellen, dass keines der Tools für eine verbotene Praktik (Art. 5) eingesetzt wird. Bei klassischer Kanzlei-Software nach unserer Erfahrung problemlos.
4. AI-Literacy-Schulung dokumentieren: Mindestens jährlich 60 Minuten pro Mitarbeitende, mit Unterschrift in der Personalakte.
5. Schriftliche KI-Policy aufsetzen: Ampel-Modell mit klaren Eskalationswegen — Vorlage z. B. DStV-Empfehlung 03/2024.
6. Falls Hochrisiko-System geplant: Externe Beratung einschalten, Implementierungs-Aufwand realistisch bewerten, meist Alternative ohne KI bevorzugen.
7. Falls Chatbot auf der Website: Bis 02.08.2026 eine klare Kennzeichnung („Sie chatten mit einer KI") einbauen. Aufwand: ca. 1 Stunde.
8. Karriere-Seite prüfen: Keine automatisierte Bewerber-Auswahl-Software einsetzen — manuelle Sichtung ist bei kleinen Kanzleien ohnehin schneller und rechtssicher. Siehe dazu unseren Insight „Karriere-Seite für Steuerkanzleien: Berufseinsteiger erreichen 2026".

Zusammenfassung#

Der AI Act (EU 2024/1689) ist keine Schikane für Steuerkanzleien. Er ist eine Risiko-basierte Klassifikations-Verordnung, die für die meisten Kanzlei-Anwendungen kaum Aufwand bedeutet — solange die Kanzlei nicht ein Hochrisiko-System (typischerweise: CV-Screening) einsetzt. Die zwei Pflichten, die ab 02.02.2025 bereits scharf geschaltet sind, sind die AI-Literacy-Schulung (Art. 4) und das Vermeiden verbotener Praktiken (Art. 5). Beide sind mit überschaubarem Aufwand erfüllbar.

Was nach unserer Einschätzung der wichtigste Punkt für eine Kanzlei-Inhaberin in Mai 2026 ist: keine Hochrisiko-Systeme einsetzen, solange das nicht aus echtem Bedarf zwingend nötig ist. Eine durchschnittliche Kanzlei kommt mit ChatGPT Team, Microsoft Copilot oder lokal gehostetem Llama gut durch — beides Stufen „minimales Risiko" mit keiner spezifischen AI-Act-Pflicht.

Die Bußgeld-Drohung von 35 Mio. € oder 7 % des Jahresumsatzes ist theoretisch scharf — in der Praxis wird die Sanktion verhältnismäßig zugeschnitten. Aber sie zeigt, dass die EU es ernst meint. Eine schriftliche KI-Policy plus dokumentierte Mitarbeiter-Schulung sind das Minimum, das eine Berufsträger-Kanzlei in 2026 vorhalten sollte — nicht weil die Aufsicht morgen klingelt, sondern weil das Risiko-Management zur beruflichen Sorgfalt gehört.

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Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle KI-Nutzung AI-Act-konform ist, oder wenn Sie eine 60-minütige Inhouse-Schulung mit Policy-Vorlage brauchen: ein 30-minütiges Erstgespräch klärt den Stand, oder buchen Sie den Hebel-Audit (890 €, voll anrechenbar) für eine vollständige Bestandsaufnahme inkl. KI-Policy-Vorlage.

Quellen#

• KI-Verordnung (EU) 2024/1689 — AI Act — abgerufen 2026-05-29
• StGB § 203 — Verletzung von Privatgeheimnissen — abgerufen 2026-05-29
• StBerG § 57 — Allgemeine Berufspflichten — abgerufen 2026-05-29

Disclaimer: Allgemeine fachliche Information zum Zeitpunkt der Veröffentlichung — keine Rechtsberatung im Einzelfall. Der AI Act tritt schrittweise in Kraft; die konkrete Pflichtenlage einer Kanzlei gehört in die anwaltliche Prüfung. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Verordnungs-Stand.